De zorgsector ondersteunen op interimbasis

Emmy staat achter Sevagram als Contractmanager Eten, Drinken en Winkels

Wist u dat Care Culinair ook organisaties in de zorgsector ondersteunt op interim-basis? Regelmatig komen er interim-aanvragen binnen. Onze collega’s springen bij als tijdelijk iemand wegvalt om gaten in de organisatie op te vullen. In dit interview nemen we jullie mee in het interim-project van Emmy Verhulsdonck bij Sevagram.

Emmy, hoe kwam je terecht bij Sevagram?

‘In verband met het zwangerschapsverlof van een medewerkster ben ik sinds de zomer van 2022 actief bij Sevagram. Ik ben begonnen als Staffunctionaris Eten & Drinken Om de kennis van contracten voor eten en drinken op te vullen, heeft Sevagram Care Culinair benaderd en mij daarvoor aangesteld.’ Maar er zit nog meer achter, Emmy vervolgt: ‘Sevagram heeft voorgesorteerd op een organisatieverandering. Per 1 januari heeft Sevagram officieel een facilitair bedrijf, waaronder de afdeling inkoop- en contractmanagement valt. Er waren een aantal verschuivingen en functienamen veranderden. Zo begon ik dit interim-project als Staffunctionaris met de focus op eten en drinken. Ondertussen ben ik interim Contractmanager Eten Drinken Winkels.’

Wat doet een Contractmanager Eten, Drinken, Winkels?

‘Als contractmanager ben ik verantwoordelijk voor alle contracten rondom eten en drinken. Ik heb contact met de leveranciers van alle voeding, levensmiddelen en aanverwante zaken. Dat gaat over de leverancier van de maaltijdcomponenten en droge kruidenierswaren, de bakker en catering, tafelaankleding, de waterkoeler, koffie, sappen maar ook de controle op voedselveiligheid. Eigenlijk ben ik verantwoordelijk voor de soepele aanlevering en verwerking van producten en dat tegen de beste prijs.

Strategische accountgesprekken met leveranciers pak ik samen met de afdeling inkoop op. De meer tactische accountgesprekken voer ik samen met twee formulebegeleiders, Paul Buck en Math Huyts. Dat zijn twee heel ervaren mannen die echt veel operationele kennis hebben en daarbij dus ook ondersteunen. Als er bijzonderheden zijn rond contracten of werkwijzen informeren we de medewerkers van Sevagram. Dit is wel een groot deel van het werk als contractmanager.’

Hoe ziet een dag als contractmanager bij Sevagram eruit?

‘Ik werk vier dagen per week voor Sevagram, twee dagen in Limburg en twee dagen vanuit huis. Feitelijk hoef ik als contractmanager niet per se op locatie te zijn. Het wisselt, die twee dagen ben ik vooral in het dienstencentrum op Plataan in Heerlen, tenzij ik specifieke afspraken op andere locaties heb. Op de thuiswerkdagen werk ik documenten voor de  implementatie van de formule Eten, Drinken en Winkels uit, maar ik doe ook veel via Teams. Soms blijf ik overnachten en dan maak ik een iets langere dag. Of ik ben een ochtend bezig met Koken is Leuk! workshops bij een andere zorginstelling en werk ik in de middag vanuit huis. Dat vinden ze bij Sevagram helemaal prima. Ik merk ook dat deze werkwijze gewoon soepel en flexibel verloopt.’

Flexibel omgaan met prijsstijgingen

‘Afgelopen najaar hebben we behoorlijk wat gesprekken gehad met leveranciers over de extreme prijsstijgingen. De prijzen stijgen, dus hebben we meer budget nodig. Maar er moet wel ruimte zijn. Uiteindelijk is het gelukt, het is dus niet zo dat we onze bewoners minder kunnen bieden, maar we moeten wel keuzes maken. Vis op het menu is belangrijk, maar moet dat zalm zijn? Kunnen we ook kiezen voor een goedkopere soort vis en wat zijn dan de consequenties? Hetzelfde geldt voor het nagerecht. We hebben gekeken naar alternatieven voor appelmoes. Of we gaan naar een voordeligere variant, of we geven net iets minder maar wat nog wel voldoende is voor de bewoner. Op die manier kijken we wat mogelijk is om het menu goed gevarieerd en gezond te houden. Vanuit deze functie ben je niet budgetverantwoordelijk, dat ligt bij de facilitair leidinggevende, maar je geeft wel advies.’

Formule Eten Drinken Winkels

‘Verder ondersteun ik Sevagram bij de implementatie van de formule ‘Eten, Drinken en Winkels’. Je leert toch redelijk snel een organisatie kennen, je past je aan en gaat daarin mee. Samen met Paul en Math ben ik intensief bezig om alles in kaart te brengen. Hoe lopen de lijnen binnen de organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor? Bij diverse werkinstructies zetten we de puntjes op de i. Dat maakt de implementatie een stuk eenvoudiger.

Het is heel prettig om te merken dat mensen jou ook leren kennen en weten te vinden. Nu, na een aantal maanden zie je dat de medewerkers ook gebruik maken van de expertise die ik meebreng. Dan weet je ook dat je gewaardeerd wordt.’

‘Het leuke is wel dat ik met het werk bij Care Culinair kennis heb opgedaan bij vele organisaties. Dat geeft je voldoende bagage om deze interim-functie weer goed uit te voeren.’

Wat brengt de toekomst voor Sevagram?

‘Bij één locatie hebben we net de kick-off gegeven. In sessies nemen we de medewerkers mee in de nieuwe formule. Nu neem ik Paul en Math al coachend mee, het plan is dat ze daar in de loop van 2023 zelfstandig mee verder gaan bij de overige 20 locaties. Verder ben ik bezig met enkele projecten zoals het opzetten van een leerhuis met opleidingen en trainingen voor facilitaire medewerkers. Ook het koffiebeleid en een audit op het gebied van voedselveiligheid nu en in de toekomst staat op de projectenlijst. Binnen deze projecten wordt altijd samengewerkt met verschillende medewerkers uit de organisatie met hun eigen expertise en ervaring.

In december is er een vacature uitgegaan voor deze functie van contractmanager Eten, Drinken en Winkels. Binnenkort mag ik mijn kennis overdragen en dan ben ik over een paar maanden in principe klaar.’

Interim in de zorgsector

Care Culinair helpt graag mee om interim-functies te vervullen. Een ondersteunende staffunctie in een ouderenzorginstelling zoals bij Sevagram of een leidinggevende functie in een ziekenhuis. Onze ervaren projectleiders zijn van alle markten thuis en gaan mee in wat al staat en wat nodig is. Meer weten? Neem contact met ons op.