Praktische ondersteuning voor Annenborch Rosmalen

Ouderen zo zelfstandig, veilig en comfortabel mogelijk hun leven laten leiden op een plek waar zij zich thuis voelen. Dat is wat Annenborch in Rosmalen doet. Om dit ook op het gebied van eten en drinken waar te kunnen maken schakelden zij de hulp van Care Culinair in. Hun vraag: een nieuwe manier van denken en werken, maar hoe pakken we dat aan? En dat is precies waar wij bij konden helpen.

Start project

De start van het project was in juli 2020. Na de eerste heftige coronaperiode mocht het restaurant in Annenborch weer open en wel met een nieuw voedingsconcept. Een grote aanpassing was het veranderen van de dinertijden. Waar bewoners eerst ’s middags en ’s avonds konden eten, kunnen ze voortaan enkel in de avond terecht. Ook koos Annenborch ervoor gebruik te maken van een dagmenu, het menu van de chef. Met een amuse werd geprobeerd zoveel mogelijk mensen te verleiden om in het restaurant te komen eten. Het o zo belangrijke sociale aspect van eten en drinken is hierin het uitgangspunt. Onder het mom ‘lekker is de trekker’ ging men aan de slag. Maar deze veranderingen bleken een grote omslag te zijn.

Janneke Pander is bestuurder bij Annenborch en vertelde er over: ‘Eigenlijk gingen we van de ene crisis over in de andere. Al snel bleek dat we hulp nodig hadden. We gingen op zoek en kwamen zo bij Care Culinair uit. We kwamen in contact met Marc, hij kwam direct bij ons langs. ‘Onze werkwijze is de beste en gaat jullie verder helpen.’ Dat is precies wat we bij Annenborch nodig hadden, dus schakelden we Care Culinair in.’

Quick wins

Eerst leek het erop dat de hulp van Care Culinair voornamelijk zou bestaan uit het maken van een korte scan, het geven van advies en het maken van een plan van aanpak voor realisatie. Maar al snel bleek dat meer hulp gewenst was. Emmy Verhulsdonck is projectleidster en vertelt graag meer over haar tijd bij Annenborch. ‘Op mijn eerste dag draaide ik al mee in de keuken. Ik keek waar de quick wins lagen en waar ik op dat moment het beste kon bijspringen. Binnen een paar weken kwam er door deze aanpak al veel meer structuur in. We kwamen erachter wat werkt, wat niet en maakten een dag planning. Soepen en amuses worden nu zelf gemaakt. Hoofdgerechten worden geregenereerd in de steamer. Maar niet al om 3 uur ‘s middags als het pas om 5 uur uitgeserveerd zal worden, zoals voorheen gedaan werd. Zo heb ik het keukenpersoneel als het ware aan de hand meegenomen.’

Menucyclus

‘Voor twee weken was er een goed menu opgesteld. Voor de overige weken had iedere kok zelfstandig een menu opgesteld. Deze werden achterelkaar geplakt om de overige weken mee te vullen. Het probleem? Te veel herhaling, onvoldoende variatie en een te grote kans op een onevenwichtige voedingsbalans. Zo stond er maar liefst 3x tomatensoep op. De koks hadden onderling niets met elkaar afgestemd, waardoor er geen overzicht was.’

Kok uit de keuken halen

150 maaltijden bereiden, dat is wat anders dan voor je gezin of familie koken. Dat betekent dus ook dat het bestellen en op voorraad houden van de producten een grote klus is. ‘Het viel me op dat het bestellen in de “even dit en even dat” modus ging. Daar zag ik ruimte voor verbetering. Ik heb gezorgd dat er vaste bestellijsten in het systeem kwamen en één van de koks 2 dagdelen in de week op kantoor gezet om zich te kunnen focussen op het in orde maken van de bestelling. Met uitstekend resultaat, de juiste producten en hoeveelheden worden nu besteld en dat zorgt voor rust in de keuken.’

‘Stukje bij beetje ging het bij Annenborch in de keuken steeds beter. Ik ben nog een tijdje langer gebleven om ook het restaurantteam te kunnen helpen met de noodzakelijke verbeteringen. Het menu, de voedselveiligheid, eigenlijk alles wat hierbij komt kijken. Op deze manier kon ik het volledige team ondersteunen en begeleiden. Ik heb dienstbeschrijvingen gemaakt, verspilling gemeten en recepturen mee aangepast. Bijvoorbeeld de amuses. Je kunt niet eindeloos dezelfde amuses serveren. We besloten om iedere 5-weekse cyclus van 35 dagen minstens 15 amuses te vernieuwen. Zo kunnen ze over een tijdje kiezen uit een flink aantal amuses, zonder al te veel herhaling. De verleiding om te komen eten in het restaurant kreeg op deze manier ook echt inhoud. En het heeft geresulteerd in meer bewoners die structureel de weg naar het restaurant hebben gevonden.’

Voedingsconcept op papier

In september kwam het MT met de vraag of het voedingsconcept ook op papier gezet kon worden. Ook daar ging Emmy mee aan de slag: ‘Er was input vanuit de cliëntenraad en ook de bestuurder had duidelijke ideeën en een visie. Dus ik ging aan de slag. Al snel bleek dat ik het voedingsconcept wel kon opschrijven, maar niet het ‘waarom’ erachter. Dat zat allemaal in het hoofd van de bestuurder. Dus is mijn collega Jeroen aan de slag gegaan met het op papier zetten van die visie. Vele gesprekken hebben geleid tot een mooi document met een scherp geformuleerde visie, een visualisatie middels een schema en een flink aantal voor iedereen bij Annenborch herkenbare personas. De definitieve versie van de visie is in januari door de cliëntenraad, bestuur en directieteam goedgekeurd. Er is een plan van aanpak gemaakt en we zijn meteen begonnen met het implementeren. Kern hierbij is dat de uitgangspunten die zijn geformuleerd in de visie ook echt gedragen worden door alle medewerkers. Dat iedereen begrijpt waarom en wat zijn rol is om dit te verwezenlijken. Eten en drinken is van groot belang voor de bewoners en een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dus samenwerking tussen bijvoorbeeld zorgmedewerkers en voedingsassistentes is essentieel.’

Plan voor samenwerking

Een van de belangrijkste onderdelen van het veranderproces is daarom het ‘plan voor samenwerking’: verschillende afdelingen die met elkaar overleggen en bespreken, vaak op basis van casuïstiek. ‘In mijn tijd op de werkvloer heb ik al geprobeerd zoveel mogelijk mensen op te zoeken en dingen te bespreken. Maar je wil natuurlijk dat men dit ook uit zichzelf gaat doen. Zorgmedewerkers signaleren vaak als eerst wanneer het minder goed gaat met iemand of als bijvoorbeeld een maaltijd echt niet in de smaak valt. Maar ook voedingsassistentes kan het opvallen dat een bewoner problemen krijgt met slikken bijvoorbeeld. Dat moet uitgesproken en gedeeld worden, zodat er ten behoeve van een bewoner juiste en tijdige actie ondernomen kan worden. Zo kan deze bewoner zo fijn mogelijk blijven eten en drinken. Om daar echt een gewoonte van te maken en dit in te bedden in de organisatie zijn we dus begonnen met casuïstiek besprekingen. Gesprekken tussen zorgmedewerkers, een kok en leidinggevenden. We beginnen met het bespreken van twee bewoners per gesprek. De zorgmedewerkers bereiden dit voor, maar de overige aanwezigen hebben ook kennis van deze bewoners. Al snel werden deze gesprekken als zeer prettig, effectief en efficiënt ervaren. Medewerkers hadden het gevoel: ‘ik weet wat ik moet, ik kan nu echt het verschil maken’. Eerst werden bewoners besproken die wat meer beperkingen hebben of anderszins wat meer opvallen, maar inmiddels worden gaandeweg alle bewoners besproken. Want ook die willen we natuurlijk in beeld hebben. Je merkt dat dit nu een methode begint te worden die echt is ingebed in de organisatie. Dat het belang van eten en drinken nu ook door iedereen wordt onderkend en dat kennis van iedere individuele bewoner nodig is om dit goed te kunnen doen. Mooi dat dat aspect van de visie al zo snel werkelijkheid is geworden!

Communicatie is de sleutel

Vanaf september werd wekelijks een nieuwsbrief opgesteld en verstuurd. ‘Hierin nemen we feedback van de bewoners mee. We schrijven op wat er speelt en waar mensen het over hebben gehad. Bijvoorbeeld een opmerking van een bewoner over aardappels. We beschrijven dan waarom we bepaalde keuzes hebben gemaakt. Sinds januari hebben we dit omgezet naar een maandelijkse nieuwsbrief. Zo blijven onderwerpen actueel en scherp. Bovendien kunnen we zo veel foto’s plaatsen, dat werkt uitstekend!’

‘We zijn begonnen met een soort 0-meting’ vult Janneke aan. ‘Naast nieuwsbrieven hebben we ook echt de bewoners om hun mening gevraagd. Wat vindt u van eten op dit tijdstip? Wat vindt u van deze maaltijd? Zijn er tips of tops? Het toetsen van kwaliteit is enorm belangrijk. Bij de tweede meting, een half jaar later, was iedereen zo positief dat we bijna aan de geloofwaardigheid gingen twijfelen. Dat zijn positieve ontwikkelingen!’

Afrondende fase

Voor Care Culinair zit het werk bij Annenborch er bijna op. ‘Ik ga deze maand de afrondende fase in’ zegt Emmy. Sinds 1 juli is er een nieuw teamhoofd dienstverlening aangesteld waar ik alles aan ga overdragen. Ik heb met veel plezier bij Annenborch gewerkt. Het is een kleine organisatie die het lef heeft om bepaalde keuzes te maken. Ook in de keuken hebben we hard gewerkt maar ook zeker gelachen. Ik kijk er met tevredenheid op terug!’

‘En wij ook!’ zegt Janneke. ‘Elke keer als we Emmy binnen zien komen met haar stralende glimlach wordt de dag automatisch een stukje beter. We gaan haar missen, maar zijn haar enorm dankbaar dat ze ons de handvaten heeft gegeven om het zelf te kunnen doen. Maar ook Marc en Jeroen hebben ervoor gezorgd dat alles op rolletjes is verlopen. Een en al lof!’

Care Culinair is gevraagd om met enige regelmaat weer even de thermometer in de organisatie te steken. Een kleine inspanning waarmee je borgt dat het schip op koers blijft.