Doel: het laten slagen van een nieuw concept

Zorggroep Archipel heeft besloten om de eigen productiekeuken te sluiten. Voortaan zal er op de woongroepen zelf gekookt worden. Care Culinair begeleidt Archipel om dit voedingsconcept te laten slagen.

Hierna volgt een interactieve training van de medewerkers die de maaltijden op de afdelingen verzorgen. Praktisch, laagdrempelig en online, zodat ook in corona-tijden medewerkers kennis van zaken krijgen, geïnspireerd raken en met nog meer plezier hun werk doen.

Proces: interviews, enquêtes en observaties

Allereerst is het voedingsconcept naar de praktijk vertaald en uitgewerkt in gedetailleerde omschrijvingen van benodigde kennis, inrichting en organisatie van de verschillende fases van het voedingsproces. Op alle 12 afdelingen van de locaties van Archipel is vervolgens met behulp van interviews, enquêtes en observaties een inventarisatie gemaakt van de kennis van medewerkers en de aanwezige inrichting.

Resultaat: aanpassingen doen

Er is aan het facilitair management gerapporteerd en gepresenteerd wat er per locatie nodig is op het gebied van aanvullende inrichting, training, coaching en bouwtechnische aanpassingen om het project te laten slagen. Voor een enkele locatie is geadviseerd om de implementatie uit te stellen tot er aan de minimaal noodzakelijke voorwaarden is voldaan. Het facilitair management kon met deze informatie, conclusies en aanbevelingen de implementatie organiseren.

Doel: de visie en het voedingsconcept in de praktijk toetsen

Een tijd geleden heeft Vitalis Zorggroep een visie op eten en drinken geformuleerd en deze vertaald naar een voedingsconcept. Dit voedingsconcept is gebaseerd op ‘eten en drinken als geluksmoment’ en op activering van cliënten. Het management wil vaststellen hoe deze visie en dit voedingsconcept tegenwoordig in de praktijk wordt toegepast. En in hoeverre dit nog past bij de veranderde situatie. Ook wordt er gekeken naar welke verbeterpunten geïdentificeerd kunnen worden. Zowel voor de afdelingen, als voor horeca en wijkzorg.

Proces: onderzoek, interviews en een Mystery Guest

Middels deskresearch is door Care Culinair eerst vastgesteld wat de huidige visie is en hoe dit concreet is vertaald naar een voedingsconcept voor verschillende omstandigheden. Hierbij wordt eerst het volledige proces beschreven, van inkoop tot omgang met cliënten. Op basis daarvan is een veldonderzoek opgezet. Er is gebruik gemaakt van een enquête, gericht op medewerkers op de werkvloer, zowel voor de kleinschalige woonvormen als voor horeca en wijkzorg. Ook zijn er interviews gehouden met diverse stakeholders, denk aan managers en leden van de cliëntenraad. Samen met leden van de cliëntenraad zijn er Mystery Guest bezoeken gebracht aan alle horeca binnen Vitalis Zorggroep.

Resultaat: herijken van de visie

De resultaten zijn vastgelegd in een Vitalis-wijde overzichtsrapportage. Hierin staan een algemene beschrijving, conclusies, aanbevelingen, een rapportage per locatie, afdelingsscans en een separate rapportage van de cliëntbeleving. Conclusie is dat de visie grotendeels onbekend is bij medewerkers. Ook is er geen eenduidige werkwijze is die gebaseerd is op een duidelijk voedingsconcept als basis. In veel gevallen stond het speerpunt ‘activering’, het punt ‘eten en drinken als geluksmoment’ in de weg. De aanbeveling is om de visie opnieuw te herijken en duidelijke keuzes te maken tussen deze speerpunten. Dit moet vervolgens vertaald worden naar een toegespitste uitwerking van het voedingsconcept voor horeca en afdelingen.

Vervolg: gestelde doelen realiseren

Na uitgebreid onderzoek heeft Care Culinair Vitalis geadviseerd over het realiseren van de noodzakelijke verbeteringen op het gebied van eten en drinken. Zowel bij de kleinschalige intensieve zorg als voor zorgappartementen, dagbesteding, horeca en wijkzorg. In eerste instantie koos Vitalis ervoor om dit verbetertraject zelf op te pakken. Echter bleek dat dit onvoldoende van de grond kwam wanneer de zorgorganisatie dit volledig zelf moet uitvoeren. Zeker als dit naast de normale werkzaamheden moet gebeuren. Bovendien bleek het een grote uitdaging om zorg en facilitair te verbinden en in de complexe organisatie mee te krijgen. Terwijl iedereen overtuigd is van het grote belang van goed eten en drinken. Zeker nu ook ‘aandacht voor eten en drinken’ één van de drie verplichte kwaliteitsindicatoren is. Begrijpelijk, omdat vaak tijd en kennis ontbreken. Daarom is Care Culinair samen met collega-bedrijf Intéon gevraagd om de gestelde doelen op het gebied van eten en drinken te gaan realiseren. Inmiddels zijn wij gestart met een full omnium traject.

Doel: verbeteren en eenduidiger maken

Het doel is om de voedingsprocessen binnen zowel de ondersteunende diensten (horeca) als de zorg (wijk- en eetpunten, woongroepen) te verbeteren en eenduidiger te maken. Hierbij is rekening gehouden met de grote diversiteit aan cliënten en situaties waarin dit plaatsvindt. Een van de belangrijkste onderdelen daarbij is het realiseren van cliëntbegeleiding en cliëntinclusie. Zodanig, dat ook arbeidsparticipatie zoveel mogelijk gestimuleerd en ondersteund kan worden. Daarnaast wordt eten en drinken gebruikt – als zichtbare best practice – om de samenwerking tussen Zorg en Ondersteunende Diensten verder te verbeteren.

Proces: onderzoek en een implementatieplan

Tijdens een korte tussenfase heeft het horeca-team van Lunet zelf getracht het project op te pakken. Inmiddels volgt dit project de 5 fasen van Care Culinair. Met een uitgebreid onderzoek is de complexe huidige situatie op het gebied van eten en drinken in kaart gebracht. Hierna zijn de bevindingen, conclusies en aanbevelingen gepresenteerd. Nu de zorg haar commitment heeft uitgesproken gaat Lunet met ondersteuning van Care Culinair eerst werken aan een passende visie. Daarna aan de volgende fasen: definiëren van voedingsconcepten aangepast aan de diversiteit van cliënten en situaties en een implementatieplan met training en coaching. De voorziene Culinair Coaches, die vanuit de horeca de zorgmedewerkers gaan ondersteunen op het gebied van eten en drinken, ontvangen een passende training. Op dit moment wordt de horeca op scherp gezet zodat de volgende fase vanuit een goed fundament kan worden gestart.

Resultaat: samenwerking tussen Zorg en Ondersteunende Diensten.

Na de onderzoeks- en verkenningsfase is een plan met doelstellingen gepresenteerd. Kern is dat, in het belang van cliënten, tussen de zorgteams en de ondersteunende diensten nauwer samengewerkt wordt. Eten en drinken is uitstekend geschikt om te tonen hoe die samenwerking vorm kan krijgen, omdat dit aspect herkenbaar, dagelijks en relatief laagdrempelig is. Het belang voor cliënten ligt zowel op het gebied van betere voeding als op het gebied van cliëntinclusie en begeleiding bij leertrajecten naar arbeidsparticipatie. Zowel zorg als ondersteunende diensten hebben hierop hun commitment uitgesproken. Wat horeca betreft, is een projectmanager van Care Culinair begonnen om hier in rap tempo orde op zaken te stellen. Een sterk horeca-team, aangevuld met aan te stellen Culinair Coaches, biedt een goede basis om de leertrajecten voor cliënten op het gebied van horecawerkzaamheden in te richten en te begeleiden. Ook biedt het een goede basis om zorgmedewerkers die het eten en drinken voor hun cliënten verzorgen te ondersteunen.

Doel: centraler stellen, uitdragen en behouden.

Er zijn verschillende doelen gesteld. Allereerst bewoners en gasten van het restaurant centraler stellen. We willen medewerkers die zich dienstbaar opstellen. Ook willen we restaurant ‘De Vertoeverij’, cultuurdrager van Sint Franciscus, als lokale zorgaanbieder. We willen lekker en gezond eten en drinken inzetten als belangrijk middel om die cultuur – gebaseerd op Brabantse gemoedelijkheid – uit te dragen. En tot slot willen we onze eigen keuken behouden.

Proces: plan van aanpak en eenvoudige aanpassingen

Allereerst is onderzoek gedaan om de huidige voedingsprocessen in de keuken, het restaurant en op de afdelingen in kaart te brengen en te beoordelen. En om de eisen en wensen van de verschillende stakeholders, van cliënten en familie tot en met de verschillende medewerkers te inventariseren. Op basis van deze informatie is samen met Sint Franciscus een gewenste situatie gedefinieerd. Er zijn doelen gesteld en er is een plan van aanpak opgesteld. Dit is aan de bewoners en medewerkers tijdens een bijeenkomst in het restaurant gepresenteerd. Zo was iedereen op de hoogte en kon een beter draagvlak gecreëerd worden. Care Culinair heeft een team samengesteld – een meewerkende interim facilitair manager dicht op de keuken, ondersteund door een projectleider – die in de praktijk direct en compact de benodigde veranderingen heeft ingezet. De keuken is met wat eenvoudige aanpassingen ontkoppeld gaan werken.

Resultaat: verbeterde kwaliteit

De maaltijdkwaliteit voor alle omstandigheden – restaurant, afdelingen en thuismaaltijden – is sterk verbeterd naar het gewenste niveau. Inclusief een verbeterde menucyclus met voldoende variëteit. De rust in het keukenteam is weergekeerd en de bewoners merken meer aandacht voor de presentatie op het bord en de ambiance in het restaurant.

Doel: implementeren van een voedingsconcept

Het implementeren van een tweeledig voedingsconcept: á la carte en proeverij.

Proces: begeleiding bij omzetten

Ondersteund door het team heeft de projectmanager van Care Culinair het keuken team aangestuurd. Ook heeft hij het team begeleid bij de omzetting van het klassieke institutionele systeem, naar een tweeledig voedingsconcept. Hierbij wordt op basis van een á la carte systeem, een proverij van maaltijden op de afdelingen aangeboden.

Resultaat: enthousiaste medewerkers, hoge klanttevredenheid en minder voedselverspilling

De organisatie en de voedingsconcepten draaien naar behoren, met enthousiaste medewerkers in een team dat van elkaar weet wat er moet gebeuren. Onnodige bestellingen om eventualiteiten op te vangen zijn met ruim 30% teruggebracht. Ook de voedselverspilling is structureel verminderd van ruim 22% naar minder dan 10%. De klantentevredenheid is gestegen naar een stevige 8,1. De processen zijn door Care Culinair zodanig geborgd dat ook na ruim een half jaar de behaalde resultaten nog steeds ferm staan.

Doel: meten van voedselverspilling

Het doel is het meten van de voedselverspilling in het huidige voedingsconcept. Deze meting dient als 0-meting. Zo kan de voedselverspilling gebruikt worden als kpi, om de verbeteringen met het te implementeren nieuwe voedingsconcept te kunnen monitoren. En natuurlijk om de genomen acties om voedselverspilling terug te kunnen dringen, te beoordelen.

Proces: de eerste meting uitvoeren

Eerst is met deskresearch en met behulp van een interim keukenmedewerker het huidige proces in kaart gebracht. Daarna is met het team van het Flevoziekenhuis vastgesteld op welke punten van het proces gemeten moet worden. Care Culinair voert de eerste meting. Ook instrueren zij daarbij de medewerkers van het ziekenhuis om stelselmatig de metingen op dezelfde wijze uit te voeren.

Resultaat: voedselverspilling in kaart gebracht

Het Flevoziekenhuis ging uit van een niet onderbouwde voedselverspilling van rond de 10%. De 0-meting toonde aan dat dit 34% is. Uitgaande van een onvermijdbare 10% voedselverspilling, betekent dit een vermijdbare verspilling van € 100.000 op jaarbasis. Ook belangrijk is dat die 34% een indicatie is dat processen en uitvoering daarvan sterk verbeterd kunnen worden.

Doel: optimaliseren en reorganiseren

Het doel is het ontwikkelen, formuleren en implementeren van de visie op eten en drinken optimaliseren uitvoering van het voedingsconcept optimaliseren en het keukenteam reorganiseren. Daarnaast werd er om ondersteuning gevraagd bij het definiëren van een passende visie op verschillende punten. Onder andere: eten en drinken, cultuur van de organisatie, trainen van de medewerkers. Allemaal vanuit een geïntegreerd werkend team in keuken, restaurant en op de afdelingen.

Proces: de basis op orde en onderzoek doen

In het keukenteam zijn eerst de primaire processen op orde gebracht. Denk aan: recepturen, de werkorganisatie en kook- en regenereertechnieken. De organisatie en samenhang van het team is op orde gebracht en het werkplan is hersteld. Vervolgens is gewerkt aan het verbeteren van de presentatie op het bord, de connectie met het restaurant en de medewerkers in de bediening.

Inmiddels is bestuurder/ directeur Janneke Pander uitgebreid geïnterviewd. Via deskresearch is vastgesteld welke stappen er al gezet zijn. Er is gekeken hoe stakeholders hier in staan en welke ideeën er over de gewenste situatie bestaan. Op basis daarvan is een eerste schets gemaakt van de visie. Dit is door middel van open interviews besproken met de cliëntenraad en verschillende medewerkers. Daaruit volgde een visiedocument, deze is getoetst en geaccordeerd in de organisatie.

Resultaat: comfortabel én lekker

Het keukenteam draait nu veel comfortabeler. Dit is te merken aan de resultaten op het bord, zowel in het restaurant als op de afdelingen en in de kwaliteit van de thuismaaltijden. De amuses die gebruikt worden om bewoners te verleiden in het restaurant te komen eten, zijn mooi én lekker. ‘Lekker is de trekker’, is dan ook het motto dat nu met verve wordt ingevuld.
Het resultaat is een breed gedragen en praktische visie op eten en drinken. Deze is herkenbaar voor alle medewerkers, geeft het denken en doen richting en stelt duidelijke doelen voor een toekomstgericht beleid. De sociale functie van eten drinken speelt hierin een prominente rol. Uitgangspunt daarbij is dat, naarmate je tijdens je levensreis steeds meer beperkingen hebt, je vaak de neiging hebt om – meestal ongewild – meer in een isolement te raken. Eten en drinken in een gezellige omgeving is als geen ander aspect in staat om dit te verbeteren. Annenborch wil haar bewoners verleiden om iedere dag weer in de fijne ambiance van ons restaurant van een heerlijke maaltijd te komen genieten. Hierbij wordt natuurlijk rekening met de mogelijkheden en beperkingen van iedere bewoner en passen de faciliteiten, ambiance en ondersteuning daarop aan.

Door de inbedding van eten en drinken in het dagelijks werk, zowel bij de zorgteams als het team eten en drinken, wordt de samenwerking binnen en tussen deze teams ondersteund. De rol van Annenborch als actieve, sociale en lokale cultuurdrager is hierin belangrijk. Het visiedocument dient daarmee ook als leidraad voor de andere speerpunten van Annenborch.

Doel: medewerkers meenemen in het belang en plezier van koken

Zorginstelling Vilente heeft een nieuwe werkwijze geïntroduceerd voor de bereiding van maaltijden binnen kleinschalig wonen. Aan Care Culinair is gevraagd om, in samenwerking met Syndle, kooktrainingen te ontwikkelen voor niveau-3 zorgmedewerkers. Het doel is om de medewerkers van Vilente mee te nemen in het belang en plezier van koken. Zodat ze het bereiden van eten en drinken niet alleen zien als een van de belangrijkste aspecten van zorg, maar ook als een activiteit waar voldoening uit gehaald kan worden.

Proces: praktische en activerende aanpak

De training is gezamenlijk ontwikkeld door Syndle en Care Culinair. Care Culinair neemt het uitvoerende deel voor haar rekening en Syndle de gedragscomponent. De trainingen zijn onderdeel van de implementatie van het zelf koken op de groep. Gekozen is voor een praktische en activerende aanpak met coaching ‘on the job’. Er nemen 250 tot 400 zorgmedewerkers deel. De totale training en coaching liep gedurende 6 maanden. Kenmerken: koken voor grote groepen, kennis van diëtetiek, warenkennis, samenstellen van een gezonde en evenwichtige menucyclus, koken volgens receptuur en voedselveiligheid. Met coaching on the job kun je enthousiasmeren en direct op de situatie inspelen zodat wat geleerd wordt ook daadwerkelijk blijft hangen.

Resultaat: enthousiasme en gepaste aandacht

De trainingen zijn inmiddels afgerond. Alle medewerkers werken volgens dezelfde methodiek, hebben de juiste kennis om voor groepen te koken en om met enthousiasme en gepaste aandacht voor de bewoners iedere dag weer een lekkere en gezonde maaltijd op tafel te zetten.